WhatsApp, DSGVO und Shopify: So geht Whapi mit personenbezogenen Daten um

Welche personenbezogenen Daten Whapi verarbeitet

Whapi verarbeitet die personenbezogenen Daten, die es braucht, um WhatsApp-Nachrichten für Ihren Shop zu senden: Ihre Kontodaten, die Telefonnummern und Bestelldetails Ihrer Kunden, die gesendeten Nachrichten und Ihre Nutzung der App. Die Tabelle folgt den Abschnitten 2, 3 und 6 der Datenschutzerklärung von Whapi.

Die Shopify App Store-Seite von Whapi zeigt außerdem, auf welche Shopify-Daten die App zugreifen kann, darunter Namen, Telefonnummern und Postanschriften von Kunden sowie Gerätedaten wie Geolokalisierung, IP-Adresse, Browser und Betriebssystem. Die vollständige Liste finden Sie unter Auf welche Daten Whapi in Ihrem Shop zugreifen kann.

Wer wofür verantwortlich ist: Ihr Shop, Whapi, Meta und Shopify

Ihr Shop entscheidet, welchen Kunden er warum schreibt, und ist deshalb nach der DSGVO meist der Verantwortliche für diese Daten, während Whapi die Nachrichten in Ihrem Auftrag sendet. Die DSGVO (Artikel 4) nennt die Stelle, die über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet, den Verantwortlichen, und eine Stelle, die Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, den Auftragsverarbeiter.

In einer typischen Whapi-Konstellation erfasst Ihr Shop die Telefonnummer an der Kasse, wählt die Automatisierungen und verfasst die Nachrichten. Whapi sendet diese Nachrichten in Ihrem Auftrag, wie es seine Datenschutzerklärung in Abschnitt 3 beschreibt. Die Erklärung verwendet die Begriffe Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter nicht. Verstehen Sie die Rollen unten daher als Orientierung und bestätigen Sie sie für Ihre eigene Konstellation.

Die WhatsApp Business Messaging Policy von Meta macht das Unternehmen für die Hinweise, Berechtigungen und Einwilligungen verantwortlich, die es braucht, einschließlich einer veröffentlichten Datenschutzerklärung. Wenn Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, den Speicherort der Daten oder eine Liste der Dienstleister verlangt, schreiben Sie an info@usewhapi.com.

WhatsApp Opt-in und Einwilligung

Bevor Sie eine vom Unternehmen ausgehende WhatsApp-Nachricht senden, muss der Kunde Ihnen seine Nummer gegeben und zugestimmt haben, WhatsApp-Nachrichten Ihres Unternehmens zu erhalten. Das ist Metas Regel für jedes Unternehmen auf WhatsApp, und sie gilt zusätzlich zu der Rechtsgrundlage, auf die Sie sich nach der DSGVO stützen.

Laut Metas Opt-in-Anforderungen müssen Sie klar angeben, dass die Person Nachrichten Ihres Unternehmens zustimmt, Ihren Firmennamen nennen und geltendes Recht einhalten. Meta empfiehlt außerdem, zu sagen, welche Arten von Nachrichten die Person erhält, oder für jede Art ein eigenes Opt-in einzuholen, und das Abmelden einfach zu machen. Nach der WhatsApp Business Messaging Policy müssen Sie jede Aufforderung zum Blockieren, Beenden oder Abmelden beachten, ob sie über WhatsApp oder anderswo kommt.

Viele Länder haben zudem nationale Regeln zur elektronischen Direktwerbung, die strenger sein können als die Richtlinie von Meta. Prüfen Sie diese, bevor Sie Kampagnen senden. Mit der WhatsApp-Newsletter-Anmeldung in Whapi können Kunden in Ihrem Shop Marketing-Nachrichten zustimmen, sodass Sie einen klaren Nachweis haben, wer zugestimmt hat.

Wie lange Whapi Daten aufbewahrt

Whapi bewahrt Nachrichtenprotokolle 90 Tage auf und andere Daten, solange Ihr Konto aktiv ist, und löscht Ihre Daten dann innerhalb von 30 Tagen nach der Kontolöschung, außer das Gesetz verlangt ihre Aufbewahrung. Diese Zeiträume stammen aus Abschnitt 6 der Datenschutzerklärung.

Wenn Sie Whapi deinstallieren, kommt durch die eigenen Regeln von Shopify eine zweite Uhr hinzu:

• Shopify sendet Whapi 48 Stunden nach der Deinstallation der App eine shop/redact-Anfrage.
• Shopify verlangt von Apps, jede Datenschutzanfrage innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt abzuschließen.

Kopien von Nachrichten gibt es auch außerhalb von Whapi. Meta verarbeitet Nachrichtendaten nach eigenen Bedingungen. Wenn Sie WhatsApp Coexistence nutzen, befinden sich dieselben Chats in der WhatsApp Business App auf Ihrem Telefon, und Ihre Kunden behalten die erhaltenen Nachrichten auf ihren eigenen Telefonen.

Auskunfts- und Löschanfragen über Shopify

Bearbeiten Sie Kundenanfragen in Ihrem Shopify-Admin. Shopify leitet sie über seine verpflichtenden Datenschutz-Webhooks an Whapi weiter, die jede App im Shopify App Store abonnieren muss, ob sie personenbezogene Daten erfasst oder nicht.

1. Den Kunden in Shopify öffnen. Gehen Sie in Ihrem Shopify-Admin zu Kunden und öffnen Sie den Kunden, der die Anfrage gestellt hat.
2. Seine Daten anfordern oder löschen. Klicken Sie auf „Weitere Aktionen“ und dann auf „Kundendaten anfordern“ (Request customer data) für eine Auskunftsanfrage oder „Personenbezogene Daten löschen“ (Erase personal data) für eine Löschanfrage. Eine Löschanfrage können Sie 10 Tage lang widerrufen.
3. Shopify benachrichtigt Ihre Apps. Shopify sendet die Anfrage an die in Ihrem Shop installierten Apps, darunter Whapi, und Apps müssen sie innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt abschließen.
4. Außerhalb von Shopify aufräumen. Die Anfrage von Shopify erreicht weder andere Unternehmen, mit denen Sie Daten teilen, noch Chats in der WhatsApp Business App auf Ihrem Telefon. Löschen Sie diese selbst und schreiben Sie an info@usewhapi.com, wenn Sie sonst etwas von Whapi brauchen.

Sicherheit und Weitergabe

Whapi verkauft keine personenbezogenen Daten, und seine Datenschutzerklärung nennt die einzigen Parteien, an die es Daten weitergibt: Meta, um Nachrichten über die offizielle WhatsApp Business Platform zuzustellen, Dienstleister, die beim Betrieb des Dienstes helfen, etwa Hosting und Analysen, und Behörden, wenn das Gesetz es verlangt.

Die Erklärung beschreibt außerdem Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, sichere API-Verbindungen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen und weist darauf hin, dass keine Übertragungsmethode über das Internet zu 100 % sicher ist. Im Team-Tarif beantworten Ihre Mitarbeiter Kunden aus der gemeinsamen Team Inbox. Geben Sie den Zugang zum Posteingang daher nur Personen, die ihn brauchen.

Konnektoren für KI-Assistenten

KI-Assistenten erhalten nur dann Zugriff auf Ihre Whapi-Daten, wenn Sie einen verbinden und in der Whapi-App in Ihrem Shopify-Admin genehmigen. Jede Verbindung ist auf den Shop beschränkt, für den Sie sie genehmigt haben. Im Team-Tarif kann der Assistent Unterhaltungen im gemeinsamen Posteingang lesen, einschließlich Kundennamen, Telefonnummern und Nachrichtentext.

Whapi speichert Zugriffsschlüssel nur in gehashter Form. Sie laufen nach einer Stunde ab, Erneuerungsschlüssel nach 30 Tagen, sofern sie nicht verwendet werden. An den Assistenten zurückgegebene Daten werden von dessen Anbieter nach dessen Datenschutzerklärung verarbeitet, und Whapi verwendet über KI-Konnektoren abgerufene Daten nicht zum Training von KI-Modellen. Wie das funktioniert, lesen Sie unter Whapi mit Claude verbinden.

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DSGVO-Checkliste für WhatsApp auf Shopify

Nutzen Sie diese Liste, bevor Sie WhatsApp-Automatisierungen für Kunden aktivieren, die unter die DSGVO fallen, etwa in der EU oder im Vereinigten Königreich.

1. Ergänzen Sie die Datenschutzerklärung Ihres Shops um den Hinweis, dass Sie WhatsApp-Nachrichten senden und Whapi und Meta sie verarbeiten.
2. Holen Sie ein WhatsApp Opt-in ein, das Ihren Shop nennt und sagt, welche Nachrichten Kunden erhalten.
3. Holen Sie ein separates Opt-in ein, bevor Sie Kampagnen, Newsletter oder werbliche Erinnerungen senden.
4. Dokumentieren Sie, wann und wo jeder Kunde zugestimmt hat.
5. Beachten Sie jede Abmeldung, ob über WhatsApp oder anderswo, und schreiben Sie diesem Kunden nicht mehr.
6. Bearbeiten Sie Auskunfts- und Löschanfragen in Ihrem Shopify-Admin und löschen Sie zugehörige Chats in der WhatsApp Business App.
7. Geben Sie den App-Zugriff in Shopify nur Mitarbeitern, die ihn brauchen.
8. Schreiben Sie an info@usewhapi.com, wenn Ihre Unterlagen etwas von Whapi brauchen.