WhatsApp, GDPR e Shopify: come Whapi tratta i dati personali

Quali dati personali tratta Whapi

Whapi tratta i dati personali necessari per inviare messaggi WhatsApp per il tuo negozio: i dati del tuo account, i numeri di telefono e i dettagli degli ordini dei tuoi clienti, i messaggi inviati e il modo in cui usi l'app. La tabella segue le sezioni 2, 3 e 6 dell'informativa sulla privacy di Whapi.

La scheda di Whapi sullo Shopify App Store mostra anche a quali dati Shopify l'app può accedere, tra cui nomi, numeri di telefono e indirizzi fisici dei clienti, e dati del dispositivo come geolocalizzazione, indirizzo IP, browser e sistema operativo. L'elenco completo è in a quali dati può accedere Whapi nel tuo negozio.

Chi è responsabile di cosa: il tuo negozio, Whapi, Meta e Shopify

Il tuo negozio decide a quali clienti scrivere e perché, quindi ai sensi del GDPR ne è di solito il titolare del trattamento, mentre Whapi invia i messaggi per tuo conto. Il GDPR (articolo 4) definisce titolare del trattamento il soggetto che decide perché e come vengono usati i dati personali, e responsabile del trattamento il soggetto che li tratta per conto del titolare.

In una configurazione Whapi tipica, il tuo negozio raccoglie il numero di telefono al checkout, sceglie le automazioni e scrive i messaggi. Whapi invia questi messaggi per tuo conto, come indicato nella sezione 3 della sua informativa sulla privacy. L'informativa non usa le espressioni titolare e responsabile del trattamento, quindi considera i ruoli qui sotto come indicazioni e confermali per la tua configurazione.

La WhatsApp Business Messaging Policy di Meta rende l'azienda responsabile delle informative, delle autorizzazioni e dei consensi necessari, compresa un'informativa sulla privacy pubblicata. Se nei tuoi registri dei trattamenti servono un accordo sul trattamento dei dati, l'ubicazione dei dati o un elenco dei fornitori di servizi, scrivi a info@usewhapi.com.

Opt-in e consenso su WhatsApp

Prima di inviare un messaggio WhatsApp avviato dall'azienda, il cliente deve averti dato il proprio numero e aver accettato di ricevere messaggi WhatsApp dalla tua attività. È la regola di Meta per ogni azienda su WhatsApp, e si applica in aggiunta a qualunque base giuridica tu utilizzi ai sensi del GDPR.

I requisiti di opt-in di Meta prevedono che tu indichi chiaramente che la persona sta dando il consenso a ricevere messaggi dalla tua attività, che indichi il nome della tua attività e che rispetti la legge applicabile. Meta consiglia inoltre di spiegare quali tipi di messaggi si riceveranno, o di raccogliere un opt-in separato per ciascun tipo, e di rendere semplice la disiscrizione. In base alla WhatsApp Business Messaging Policy devi rispettare ogni richiesta di blocco, interruzione o disiscrizione, che arrivi su WhatsApp o altrove.

Molti paesi hanno anche norme nazionali sul marketing diretto elettronico che possono essere più severe della policy di Meta, quindi verificale prima di inviare campagne. L'iscrizione alla newsletter WhatsApp di Whapi permette ai clienti di dare il consenso ai messaggi di marketing sul tuo negozio, così hai una traccia chiara di chi ha acconsentito.

Per quanto tempo Whapi conserva i dati

Whapi conserva i registri dei messaggi per 90 giorni e gli altri dati finché il tuo account è attivo, poi elimina i tuoi dati entro 30 giorni dalla cancellazione dell'account, salvo che la legge richieda di conservarli. Questi periodi derivano dalla sezione 6 dell'informativa sulla privacy.

Quando disinstalli Whapi, le regole di Shopify aggiungono un secondo termine:

• Shopify invia a Whapi una richiesta shop/redact 48 ore dopo la disinstallazione dell'app.
• Shopify richiede alle app di completare ogni richiesta sulla privacy entro 30 giorni dalla ricezione.

Esistono copie dei messaggi anche al di fuori di Whapi. Meta gestisce i dati dei messaggi secondo i propri termini. Se usi la coexistence di WhatsApp, le stesse chat si trovano nella WhatsApp Business App sul tuo telefono, e i tuoi clienti conservano i messaggi ricevuti sui propri telefoni.

Richieste di accesso e cancellazione tramite Shopify

Gestisci le richieste dei clienti nell'admin di Shopify. Shopify le inoltra a Whapi tramite i suoi webhook obbligatori sulla privacy, a cui deve iscriversi ogni app dello Shopify App Store, che raccolga o meno dati personali.

1. Apri il cliente in Shopify. Nell'admin di Shopify vai su Clienti e apri il cliente che ha fatto la richiesta.
2. Richiedi o cancella i suoi dati. Fai clic su Altre azioni, poi su Richiedi i dati del cliente per una richiesta di accesso o su Cancella i dati personali per una richiesta di cancellazione. Hai 10 giorni per annullare una richiesta di cancellazione.
3. Shopify avvisa le tue app. Shopify invia la richiesta alle app installate nel tuo negozio, compresa Whapi, e le app devono completarla entro 30 giorni dalla ricezione.
4. Pulisci anche fuori da Shopify. La richiesta di Shopify non raggiunge le altre aziende con cui condividi dati, né le chat nella WhatsApp Business App sul tuo telefono. Eliminale tu stesso e scrivi a info@usewhapi.com se ti serve altro da Whapi.

Sicurezza e condivisione

Whapi non vende dati personali e la sua informativa sulla privacy elenca gli unici soggetti con cui li condivide: Meta, per consegnare i messaggi tramite la WhatsApp Business Platform ufficiale; i fornitori di servizi che aiutano a gestire il servizio, come hosting e analisi; e le autorità quando lo richiede la legge.

L'informativa descrive anche la crittografia in transito e a riposo, le connessioni API sicure e le verifiche di sicurezza periodiche, e precisa che nessun metodo di trasmissione via Internet è sicuro al 100%. Con il piano Team, i tuoi operatori rispondono ai clienti dalla Team Inbox condivisa, quindi dai accesso all'inbox solo a chi ne ha bisogno.

Connettori per assistenti IA

Gli assistenti IA accedono ai tuoi dati Whapi solo se ne colleghi uno e lo approvi all'interno dell'app Whapi nel tuo admin Shopify. Ogni collegamento è limitato al negozio che hai approvato. Con il piano Team, l'assistente può leggere le conversazioni dell'inbox condivisa, compresi nomi dei clienti, numeri di telefono e testo dei messaggi.

Whapi memorizza le chiavi di accesso solo in forma sottoposta a hash; scadono dopo un'ora, e le chiavi di rinnovo scadono dopo 30 giorni se non vengono usate. I dati restituiti all'assistente vengono trattati dal suo fornitore in base alla propria informativa sulla privacy, e Whapi non usa i dati a cui si accede tramite i connettori IA per addestrare modelli di IA. Per sapere come funziona, consulta Collega Whapi a Claude.

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Checklist GDPR per WhatsApp su Shopify

Usa questo elenco prima di attivare le automazioni WhatsApp per clienti tutelati dal GDPR, ad esempio quelli nell'UE o nel Regno Unito.

1. Aggiorna l'informativa sulla privacy del tuo negozio indicando che invii messaggi WhatsApp e che Whapi e Meta li trattano.
2. Raccogli un opt-in WhatsApp che indichi il nome del tuo negozio e quali messaggi riceveranno i clienti.
3. Raccogli un opt-in separato prima di inviare campagne, newsletter o promemoria promozionali.
4. Conserva una traccia di quando e dove ogni cliente ha dato il consenso.
5. Rispetta ogni richiesta di disiscrizione, su WhatsApp o altrove, e smetti di scrivere a quel cliente.
6. Gestisci le richieste di accesso e cancellazione nell'admin di Shopify e cancella le chat correlate nella WhatsApp Business App.
7. Dai accesso all'app in Shopify solo allo staff che ne ha bisogno.
8. Scrivi a info@usewhapi.com per qualsiasi cosa serva ai tuoi registri da parte di Whapi.